DECRETO N. 22.790, DE 19 DE OUTUBRO DE 1984

Autoriza a celebração de convênios relativos ao Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP

FRANCO MONTORO, Governador do Estado de São Paulo, no uso de suas atribuições legais, com fundamento no artigo 34, inciso XVI, da Constituição do Estado,
Considerando a instituição do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, pelo Decreto n.° 22.789, de 19 de outubro de 1984,
Considerando as conclusoes apresentadas pela Comissão Especial de Estudos, instituída por Despacho de 10, publicado no Diário Oficial do Estado de 11 de novembro de 1983,
Considerando a importância de se agilizar procedimentos que assegurem com a máxima urgência a consecução dos objetivos do Sistema de Arquivos do Estado de Sáo Paulo SAESP, e
Considerando a exposição de motivos apresentada pelo Secretário Extraordinário da Cultura,
Decreta: 
Artigo 1.º - Fica o Secretário da Cultura autorizado a celebrar, com as Fundações instituídas pelo Poder Público Estadual e com as Empresas nas quais o Estado tenha participação majoritária, convênios visando à colaboração mútua no processo de implantação do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP
Parágrafo único - Os convênios serão celebrados nos termos do modelo anexo, respeitadas as peculiaridades de cada Entidade. 
Artigo 2.º - Este decreto entrará em vigor na data de sua publicação.
Palácio dos Bandeirantes, 19 de outubro de 1984.
FRANCO MONTORO
Jorge Cunha Lima, Secretário Extraordinário da Cultura
Roberto Gusmão, Secretário do Governo
Publicado na Secretaria de Estado do Governo, aos 19 de outubro de 1984.

Convênio que entre si celebram a Secretaria de Estado da Cultura e a/o (nome completo da Entidade) relacionado ao Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo SAESP.
A Secretaria de Estado da Cultura, do Governo do Estado de São Paulo, sediada à Rua Libero Badaró n.° 39, nesta Capital, representada por seu Secretário, Jorge da Cunha Lima, devidamente autorizado pelo Senhor Governador, conforme Decreto n.° 22.790, de 19 de outubro de 1984, doravante denominada SECRETARIA e a/o (nome completo da Entidade), entidade vinculada à (nome da Secretaria de Estado à qual a entidade se vincula), representada por seu (Presidente/Diretor) (nome completo do representante), doravante denominada ENTIDADE, na presença das testemunhas que este também assinam, resolvem, de comum acordo, celebrar o presente convênio, o qual se regerá pelas seguintes cláusulas:
CLÁUSULA PRIMEIRA - O presente convênio tem por objetivo a colaboração mútua da Secretaria e da Entidade no processo de implantação do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo, instituído pelo Decreto n.° 22.789, de 19 de outubro de 1984.
CLÁUSULA SEGUNDA - Os convenentes, para a consecução do objetivo do presente convênio, assumem os seguintes encargos:
I - A SECRETARIA, por intermédio da Divisão de Arquivo do Estado, do Departamento de Museus e Arquivos:
a) prestar orientação técnica à ENTIDADE na elaboração de planos de destinação de documentos e na elaboração de normas disciplinadoras da recepção, produção, tramitação, arquivamento, preservação e transferência dos documentos gerados e acumulados no âmbito de atuação da ENTIDADE;
b) elaborar princípios, diretrizes, normas e métodos técnicos aplicáveis nas atividades de arquivo da ENTIDADE;
c) acompanhar o encaminhamento aos arquivos competentes dos documentos acumulados nos arquivos correntes e intermediários da ENTIDADE;
d) promover o intercâmbio de informações e fornecer subsídios relacionados com experiências desenvolvidas em outras organizações visando ao aprimoramento das atividades arquivísticas.
II - A ENTIDADE:
a) definir a unidade ou as unidades de sua estrutura organizacional que se responsabilizarão pelas seguintes atribuições
a.1) assistir a direção da ENTIDADE nos assuntos relacionados nados com o Sistema;
a.2) planejar e acompanhar a execução, no âmbito da ENTIDADE, dos programas, diretrizes e normas emanadas do órgão central do Sistema;
a.3) elaborar, em conformidade com as diretrizes emanadas do órgão central, o conjunto de normas disciplinadoras da recepção, produção, tramitação, arquivamento, preservação e transferência dos documentos gerados em seus respectivos âmbitos de atuação;
a.4) prestar orientação técnica, controlar e, quando for o caso, executar as atividades arquivísticas, em seus respectivos âmbitos de atuação;
a.5) manter cadastro das unidades pertencentes às suas estruturas organizacionais, responsáveis por atividades de arquivo, bem como das relações de séries documentais que essas unidades mantêm sob custódia e que não fazem parte de seus arquivos correntes;
a.6) prestar ao órgão central informações sobre suas atividades;
a.7) apresentar sugestões para o aprimoramento do Sistema;
b) facilitar o acesso de pessoas credenciadas pela Divisão de Arquivo do Estado, no desempenho das atividades relacionadas aos seus encargos. aos acervos e registros existentes em seus arquivos;
c) manter a Divisão de Arquivo do Estado informada sobre o andamento das medidas, pertinentes ao Sistema, adotadas em seu âmbito de atuação;
d) responsabilizar-se pelos encargos financeiros decorrentes da execução de pianos e projetos adotados em sua área de atuação.
III - A SECRETARIA e a ENTIDADE, em comum:
a) manter cadastro das unidades responsáveis pela guarda de documentos arquivísticos, no âmbito da Entidade;
b) produzir textos de interesse para o SAESP;
c) elaborar programas de divulção do Sistema e dos acervos a disposição do público;
d) desenvolver estudos visando à instalação de arquivos intermediários ou permanentes;
e) desenvolver estudos visando à definição da política de acesso aos documentos públicos;
f) promover a organização de eventos culturais relacionados ao Sistema;
g) promover a realização de cursos para o desenvolvimento dos recursos humanos do Sistema.
CLÁUSULA TERCEIRA - É facultado a qualquer das partes denunciar o presente convênio, mediante simples notificação por escrito com antecedência minima de 30 (trinta) dias.
CLÁUSULA QUARTA - O presente convênio vigorará pelo prazo de anos, com início de vigência a partir da data de sua lavratura, podendo ser prorrogado por convenção entre as partes.
CLÁUSULA QUINTA - Fica eleito o foro da cidade de São Paulo - SP para dirimir qualquer eventual questão resultante deste convênio.
E assim, por estarem de pleno acordo, assinam o presente instrumento em vias de igual teor, juntamente com as testemunhas abaixo, para os fins de direito.
São Paulo, aos     de                de 1984.