DECRETO N. 8.329, DE 3 DE JUNHO DE 1937

Manda observar instrucções para os serviços de empenho, compras e requisições de pagamento na Secretaria da Agricultura, Industria e Commercio.

O SENHOR DOUTOR J. J. CARDOZO DE MELLO NETO, Governador do Estado de São Paulo, usando das attribuições que lhe confere a letra c), artigo 34 da Constituição do Estado.
Decreta:

Artigo unico - Para fiel execução de lei n. 2.871, de 11 de janeiro de 1937, que creou o Departamento Administrativo na Secretaria de Estado dos Negocios da Agricultura, Industria e Commercio, deverão ser observadas na mesma Secretaria instrucções que com este baixam, assignadas pelo respectivo titular e pelo secretario de Estado dos Negocios da Fazenda, para os serviços de empenho, compras e requisições de pagamento, ficando, nessa parte, modificado o decreto n. 7.500, de 31 de dezembro de 1935.

Palacio do Governo do Estado de São Paulo, aos 3 de junho de 1937.

J. J. CARDOZO DE MELLO NETO.
Valentim Gentil.
Clovis Ribeiro.

Publicado na Secretaria de Estado dos Negocios da Agricultura, Industria e Commercil, aos 3 de junho de 1937.
José de Paiva Castro,  Director Geral, em commissão.

CAPITULO .I

Dos empenhos

Artigo 1.º - As notas de empenho serão emittidas pelas directorias especializadas do Departamento Administrativo, em seis vias, agrupadas por alineas e acompanhadas das competentes relações em triplicatas.
§ unico - A 1.ª via da nota de empenho destina-se ao credor e as demais, devidamente relacionadas, á Directoria de Control.
Artigo 2.º - Quando os empenhos não se enquadrarem nas attribuições de nenhuma das directorias especializadas, serão os mesmos emittidos pela Directoria de Contról.
Artigo 3.º - A 1.ª via da nota de empenho destinada ao credor, só lhe será entregue, no caso de compras, depois do recebimento e conferencia do material correspondente, para ser juntada á factura e demais documentos exigidos para o processo de pagamento.
§ unico - Quando se tratar de empenhos para pagamento de pessoal, diarias, conducções ou outros da especie, a serem feitos por adiantamentos ou rendas, a 1.ª via da nota acompanhará a requisição respectiva ao Thesouro do Estado.
Artigo 4.º - A Directoria de Contról, depois de rever e registrar as notas de empenho, nellas apporá e nas relações que as acompanharem os numeros de ordem correspondentes e encaminhará tudo a directoria do Expediente, com excepção da 5.ª via, que reterá para o seu archivo.
Artigo 5.º - A Directoria do Expediente encaminhará as notas de empenho da seguinte fórma:
a) - A 1.ª via ao Thesouro do Estado, com a necessaria requisição, nos casos do § unico do artigo 3.º;
b) - as 2.as vias e competente relação á Directoria Geral da Despesa da Secretaria da Fazenda;
c) - as 3.as vias e respectiva relação á Directoria de Contabilidade do Departamento Administrativo, para effeito de escripturação;
d) - a 4.ª via á repartição interessada;
e) - a 6.ª via, á Directoria especializada do Departamento Administrativo, que tiver emittido as notas de empenho.
§ unico - A Directoria do Expediente encaminhará á Imprensa Official, para a necessaria publicação, uma via das relações das notas de empenho.

CAPITULO .II

Dos registros

Artigo 6.º - Os registros das notas de empenho serão feitos da seguinte fórma:
a) - as directorias especializadas registrarão os empenhos, á vista da 6.ª via das notas respectivas, nos modelos 3 e 4 annexos, quando se tratar de fornecimentos e só no modelo 3 nos demais casos;
b) - a Directoria de Contról fará os registros no modelo 3-A annexo, á vista da 5.ª via da nota de empenho;
c) - a Directoria de Contabilidade fará a escripturação nos seus registros, á vista da 3.ª via;
d) - a repartição interessada fará os lançamentos, mediante a 4.ª via, nos seus respectivos registros.

CAPITULO .III

Dos pedidos de material

Artigo 7.º - As repartições subordinadas a Secretaria da Agricultura solicitarão, os materiaes de que necessitarem, em duas vias, devendo os pedidos conter:
a) - quantidade;
b) - especificação e todos os esclarecimentos necessarios á identificação do fornecimento desejado;
c) - classificação da despesa de accôrdo com a dotação orçamentaria correspondente ao pedido.
§ 1.º - Uma via do pedido ficará com a repartição interessada e a outra sera encaminhada á directoria especializada competente, independentemente de officio.
Paragrapho 2.º - De posse do pedido a Directoria especializada do Departamento Administrativo providenciará quanto ao fornecimento immediato do material requisitado si o tiver em "stock", e, em caso contrario, promoverá concorrencia publica, administrativa, ou occasional, a vista de cujo resultado autorizará a compra, si estiver dentro das suas attribuições, ou submetterá o caso á deliberação superior, depois de formado o necessario, processo no Protocollo Central.
Artigo 8.º - Nos pedidos deverão ser incluidos exclusivamente as despesas da mesma natureza, correspondendo exactamente ás respectivas consignações orçamentarias.

CAPITULO .IV

Das compras

Artigo 9.º - As notas de compras serão extrahidasem seis vias pelas Directorias especializadas do Departamento Administrativo, destinando-se:
a) - a 1.ª ao fornecedor para execução e entrega do material;
b) - a 2.ª ao archivo da repartição interessada;
c) - a 3.ª á Directoria especializada competente que tiver extrahido a nota, com a confirmação do pedido pelo fornecedor;
d) - a 4.ª e 5.ª vias á repartição interessada, sendo uma para recibo do material e devolução á directoria especializada competente que tiver extrahido a nota e outra para ser distribuida á secção ou sub-secção para a qual foi feita a compra;
e) - a 6.ª via ao almoxarifado, quando este tiver de receber a encommenda, e á repartição interessada, quando ella fôr a recebedora.
Paragrapho unico - A 5.ª via da ordem de compra voltará sempre verificada e informada, á Directoria especializada competente do Departamento Administrativo, para instruir o processo de pagamento.

CAPITULO .V

Do cancellamento de pedidos

Artigo 10 - Sempre que uma repartição tiver de cancellar um pedido de fornecimento, deverá fazel-o por intermedio da directoria especializada competente do Departamento Administrativo, mencionando o numero de ordem correspondente e justificando a proposta.
Artigo 11 - As directorias especializadas, no caso de proposta de cancellamentos de compras, farão a devida communicação á Directoria de Contrôle, com indicação do numero de ordem da nota de empenho, com o seu parecer a respeito.
Artigo 12 - A Directoria de Contrôle depois de verificar a possibilidade da providencia proposta, communicará o resolvido á Directoria do Expediente, para as devidas providencias.
Artigo 13 - A Directoria do Expediente communicará as annullações de empenhos ás repartições interessadas e á Directoria de Contabilidade, devolvendo á de Contrôle os originaes que proviérem do Thesouro.

CAPITULO .VI

Dos processos de pagamento

Artigo 14 - No Protocollo Central a Directoria do Expediente, serão entregues os requerimentos dos fornecedores, duplicatas e notas de empenhos, acompanhados de 5 vias da factura relativa ao fornecimento que tenha sido feito.
Artigo 15 - O Protocollo Central, depois de preenchimento das formalidades exigidas, encaminhará o processo á directoria especializada, correspondente, á qual competirá:
a) - conferir e visar os documentos apresentados;
b) - proceder aos registros que no caso couberem;
c) - informar e remetter o processo á Directoria de Contról.
Artigo 16 - A Directoria de Contrôle promoverá:
a) - a revisão dos documentos apresentados, dizendo sobre a sua legalidade;
b) - a devolução do processo á Directoria do Expediente, para a competente requisição de pagamento a quem de direito.
Artigo 17 - A Directoria do Expediente fará a requisição de pagamento, relacionará as requisições ou avisos e remetterá vias dessas relações à Imprensa Official, a cada tuna das directorias especializadas, ás demais interessadas e ao Thesouro do Estado.
Artigo 18 - Quando os pagamentos forem feitos por adiantamentos ou rendas arrecadadas os processos de gestação de contas obedecerão ás mesmas nórmas estabelecidas aos artigos deste Capitulo.

CAPITULO .VII   

Disposições Geraes

Artigo 19 - Todos os impressos a serem empregados nos serviços de empenhos, compras, communicações, registros e requisições obedecerão a modelos padronizados, depois de approvados pelo Conselho Administrativo.
Artigo 20 - Estas Instrucções vigorarão a partir de 15 de junho do corrente anno, devendo as Directorias de Contabilidade e de Controle do Departamento Administrativo, para a obtenção desse objectivo, promover:
a) - o levantamento geral dos saldos das verbas em 14 de junho;
b) - o encerramento, em 14 de junho, das escriptas. financeiras de todas as unidades da Secretaria, para effeito de verificação dos saldos apontados;
c) - a reabertura, em 15 de junho da escripta financeira da repartição interessada, levando-se ao debito a importancia dispendida ate essa data e ao credito, para ser movimentado de accôrdo com estas Instrucções, o saldo que fôr verificado.
Artigo 21 - Para effeito de encerramento das escriptas financeiras serão considerados como inexistentes os pedidos de material que não tenham sido approvados até 7 de junho do corrente anno.
Paragrapho unico - No periodo de 7 a 11 de junho do corrente anno, não poderão ser encaminhados pedidos de despesas de qualquer natureza, para effeito de exactidão do balanço das verbas, excepto os que se referirem a pagamento do pessoal.
Artigo 22 - Os casos omissos, as duvidas que surgirem na execução destas Instrucções, serão resolvidos pelo Conselho Administrativo, de accôrdo com as nórmas estabelecidas no seu Regimento Interno.

Secretaria de Estado dos Negocios da Agricultura, Industria e Commercio, aos 3 de junho de 1937.

Valentim Gentil
Clovis Ribeiro.