Approva as Instrucções para a Correspondencia Official da Força Publica do Estado.

O DOUTOR JOSÉ JOAQUIM CARDOZO DE MELLO NETO Governador do Estado de São Paulo usando das attribuições que lhe são conferidas pelo artigo 34. letra "c" da Constituição do Estado,
Decreta:

Artigo 1.º - Ficam approvadas as Instrucções para á Correspondencia Official da Força Publica do Estado de São Paulo, que com este baixam assignadas pelo Secretario da Segurança Publica.
Artigo 2.º - Este decreto entrará em vigor na data de sua publicação revogadas aos disposições em contrario.

Publicado na Secretaria dos Negocios da Segurança Publica, em 19 de abril de 1937.
Pelo Director Geral, Arthur Soter Lopes da Silva

Artigo 1.º - A correspondencia official da Força Publica e o conjuncto de documentos expedidos e recebidos por essa corporação, ou trocados entre as suas autoridades, officiaes e praças, em objecto de serviço.
Artigo 2.º - Essa correspondencia abrange duas especies differentes:
a) - correspondencia externa;
b) - correspendencia interna, que comprehende a administrativa e a militar propriamente dita, ou technica.
Artigo 3.º - Correspondencia externa e a que se effectua entre o Commando Geral, ou qualquer autoridade da Força Publica, e as demais autoridades federaes, estaduaes ou municipaes.
Paragrapho 1.º - Fazem, ainda, parte da correspondencia externa as communicações, propostas, memoriaes e requerimentos que forem apresentados em qualquer dependencia da Força Publica por associações, emprezas, companhias, bancos, firmas ou pessoas extranhas ao seu serviço.
Paragrapho 2.º - A correspondencia externa será feito por meio de:
a) - Officio - quando emanada do Commando Geral e dirigida a qualquer autoridade civil ou militar extranha á Corporação,ou trocada por suas diversas autoridades entre si e com outras da administração pública, federais, estaduais ou municipais;
b) - Carta official - forma epistolar de menos rigor emanada das autoridades citadas na letra "a"e dirigida a qualquer dellas:
c) - Telegramma e radiogramma - usados eventualmente nas condições da letra "a" em casos de urgência que não aconselhem a correspondencia ordinaria;
d) - Consulta, proposta, requerimento, relatorio - destinada aos fins previstos no art. 4.º, letras "e","g","I" e "k".
Artigo 4.º - Correspondencia interna administrativa é a que mantem entre si as diversas autoridades da Força Publica sobre qualquer assumpto de serviço, não comprehendido no art. 5.º.
Paragrapho 1.º- Esta correspondencia effectuar-se-á por meio de:
a) - Officio - quando trocada entre as diversas autoridades da Força Pública,fora do ambito das unidades administrativas.
b) - Carta ou cartão official - forma epistolar de uso entre as autoridades referidas na letra "a", de menor rigor official que as outras formulas.
c) - Memorandum - destinado á transmissão de ordens de serviço,recommendações e instruções do Commendo Geral as autoridades subordinadas,bem como á correspondencia trocada,no ambito das unidades administrativas.
d) - Parte - destinada a levar ao conhecimento do superior uma occorrencia qualquer, de interesse exclusivo para o serviço.
e) - Consulta - documento em que se pede á autoridade superior a verdadeira interpretação de um texto de lei ou regulamento, que aprescnte duvida.
f) - Indicação - documento em que se suggere providencia para melhor execução de determinado serviço.
g) - Proposta - documento em que, por obediencia á disposição regulamentar, uma autoridade lembra alguem para exercer determinado posto ou funcção.
h) - Portaria - documento de nomeação ou promoção. expedido pelo Commando Geral, era virtude de lei ou regulamento.
l) - Requerimento - instrumento por meio do qual o signatario pede á autoridade superior uma concessão regulamentar ou o reconhecimento de um direito.
j) - Telegramma e radiogramma - forma de correspondencia empregada no caso da letra "a" deste paragrapho, quando houver urgencia e não convenha a corresponcia commum.
k) - Relatorio - exposição minuciosa de um facto ou incumbencia.
l) - Queixa - (Vêr o Regulamento de Disciplina).
Artigo 5.º - A correspondencia technica relaciona-se com a instrucção militar ou operações de guerra e comprehende:
a) - instrucções;
b) - ordens;
c) - directrizes;
d) - partes:
e) - relatorios.
Paragrapho unico - Essa correspondencia obedecerá ás disposições do R. S. C (Titulo II - Cap. II) e será feita por meio de:
a) - officio;
b) - memorandum:
c) - telegramma e radiogramma.

Capitulo II

Da classificação da correspondencia

Artigo 6.º - A correspondencia official, tanto externa como interna, segundo a natureza do assumpto, classifica-se em:
a) - secreta - a que se refere exclusivamente a documentos ou informações que exijam absoluto sigilo, e cuja divulgação possa comprometter a segurança, a integridade do Estado ou as suas relações internacionaes:
b) - confidencial - a que diz respeito a informações de caracter pessoal ou a assumptos cujo combatimento deva ficar o mais restricto possivel;
e) - reservada - aquella cujo resguardo seja restricto ou transitorio;
d) - ordinaria ou ostensiva - a que não se acha incluida nas classes anteriores e cuja divulgação não prejudique a administração.
Artigo 7.º - Na troca da correspondencia secreta confidencial e reservada respeitar-se-á o seu caracter inicial.
Paragrapho 1.º - A remessa da correspondencia secreta e confidencial far-se-á em sobrecartas opacas e lacradas.
Paragrapho 2.º - Os documentos secretos serão acompanhados de recibo que o destinatario firmará e devolverá á autoridade expedidora.
Artigo 8.º - O Commando Geral baixará Instrucções especiaes sobre o assumpto, respeitadas as presentes disposições.

CAPITULO III

Do papel para a correspondencia

Artigo 9.º - Toda a correspondencia official será escripta em papel de um dos seguintes typos:
a) - officio;
b) - memorandum;
c) - almasso;
d) - carta:
e) - cartão;
f) - formula integraphica.
Artigo 10 - O papel destinado a correspondencia do typo officio,será em meias folhas com as seguintes caracteristicas:
a) - côr - branca:
b) - qualidade - a determinar;
c) - dimensões - 0m,20 de largura por 0m26 de comprimento:
d) - timbre - o do modelo.
Paragrapho unico - As folhas que se annexam a um mesmo officio, para sua continuação, têm as mesmas caracteristicas acima, sem o timbre.
Artigo 11 - O papel typo memorandum - terá as seguintes caracteristicas:
a) - côr - branca;
b) - qualidade - a determinar;
c) - dimensoes - 0m,13 de largura por 0m,20 de comprimento:
d) - timbre - o do modelo.
Artigo 12 - 0 papel typo almasso, destinado a requerimentos e portarias. será em folhas inteiras, com as seguintes caracteristicas:
a) - côr - branca:
b) - qualidade - a determinar:
c) - dimensões - 0m,22 de largura por 0m,33 de comprimento:
d) - timbre - o do modelo.
Paragrapho unico - O papel para portarias será timbrado e sem pauta, e o destinado a requerimento, pautado e sem timbre.
Artigo 13 - O papel para carta e cartão, obedece ao modelo.
Artigo 14 - O papel destinado á copia dos diversos documentos será branco,de qualidade a determinar e sem timbre.
Artigo 15. - O Commando Geral organizará os modelos das differentes especies de documentos referidos restas instrucções, fixando-lhes a qualidade do material,

CAPITULO IV

Da redacção da correspondencia

Artigo 16 - A correspondencia official será redigida com correcção de estylo, em liguagem commedida e expressões proprias, abolidos todos os termos desnecessario, de maneira a tornal-a sobria, clara e precisa.
Paragrapho 1.º - Os termos empregados pelo subordinado devem ser respeitosos e cortezes os usados pelo superior.
Paragrapho 2.º - Na correspondencia interna, serão evitadas as expressões: "tenho a honra de", "que vou digneis", "saúde e fraternidade", "cordiaes saudações" e tornando, no emtanto, mais succinta a exposição. outras cuja suppressão não denote desrespeito pessoal .
Artigo 17 - Na correspondencia externa serão usados os indicativos e titulos pessoaes obrigatorios no tratamento protocollar
(annexo n. 1).
Paragrapho unico - A não ser nos casos em que se exija o emprego de excellencia, o tratamento em toda correspondecia official será o da 2.ª pessoa do plural.
Artigo 18 - Nas informações, devem-se evitar phrases inexpressivas, dubitativas ou vagas, taes como: "Por esta unidade não ha inconveniente", "quanto á pretensão do requerente esse commando melhor julgará" e outras semelhantes. Ao revéz disso, o informante deve declarar positivamente se o pedido é ou não cabivel em face da legislação vigente, se concorda ou não com elle e justificar, convenientemente, o seu ponto de vista.
Artigo 19 - Nas consultas deve vir expressa, obrigatoriamente, a opinião do consulente a respeito da solução que julgue mais acertada, bem como o motivo que justifica a consulta.
Artigo 20 - O cabeçalho dos officios obedecerá ao modelo respectivo.
Paragrapho 1.º - Em seguida ás palavras - Do - e Ao sr. - escrever-se-ão respectivamente os cargos das autoridades signataria e destinataria do documento.
Paragrapho 2.º - Após a palavra - Assumpto - será escripto o resumo o mais breve e exacto possivel, do assumpto em apreço. Envez de empregar phrases vagas como: "Pede uma providencia", "Faz communicação", substantivar-se o resumo. Exemplo:

Artigo 21. - Si o assumpto do documento já foi tratado anteriormente pelas mesmas autoridades, ou tiver ligação com lei, decreto, regulamento, ordem, officio, etc. escrever-se-á a palavra - Referencia - abaixo e no mesmo alinhamento vertical da palavra - Assumpto - mencionando-se, adiante della, os numeros e datas das peças que tenham relação com o caso occorrente. Exemplo:
a) - decreto n.º 1.325, de 5-3-1936;
b) - of. n.º 34, de 10-3-1936 do ....
Artigo 22. - Se o officio fôr acompanhado de mappas,copias, termos, cadernetas, certidões, ou outro qualquer documento, escrever-se-á a palavra - Annexo - abaixo da palavra - Assumpto ou Referencia -, se fôr o caso, e no mesmo alinhamento vertical, indicando-se resumidamente a especie e numero dos documentos remetidos.
Paragrapho unico - Quando houver mais de um annexo devem ser dispostos em ordem chronologica e designados por letras - Exemplo:
a) - officio do C. G. n. n.º 25. de 4-12-1935:
b) - memorandum do Gabinete do C. G. de 4-12-1935:
Artigo 23. - O texo do documento será dividido em itens, numerados com algarismos romanos, collocados no mesmo alinhamento vertical.
Paragrapho 1.º - Esta divisão ficará ao judicioso arbitro de quem redige, devendo, porem, figurar no mesmo item as ideias correlatas, e nos seguintes as que, não obstante se referirem ao assumpto, não tenham relação íntima com as anteriores.
Paragrapho 2.º - Quando, para maior clareza do texto, houver necessidade da divisão dos itens em sub-itens. estes serão designados por letras minusculas, alinhadas verticalmente, 0m, 01. á direita do do alinhamento dos itens.
Artigo 24. -A redação dos diversos itens deverá cingir-se á seguinte orientação:
a) - exposição - simples, curta, mas precisa, do que ocorrer sobr o assumpto em questão;
b) - iformações - que forem da necessaria, para esclarecer o chefe em seu despacho;
c) - solicitação ou indicaçao da providencia julgada necessario, ou conveniente á solução do caso.
Artigo 25. - Após o ultimo item, a autoridade remetente assignará sobre um raço horizontal, por baixo do qual s reproduzirá. a machina, o seu nome, escrevendo-se sob este o posto e a funcção.
Paragrapho unico - E' formamalmente prohibido a assignatura de documentos officiaes por meio de chancella.
Artigo 26. - Quando o texo, por sua extensão a outra folha completamente em branco, que se annexará á primeira, recorrendo-se, deste modo, a tantas meias folhas quantos se tornarem necessarias.
Paragrapho unico - O documento nessas condições terá as folhas numeradas, a partir da segunda, no meio da margem superior entre dois traços horizontaes immediatamente abaixo, a 0m, 03 do bordo superior do papel. escrever-se a referencia; exemplo: "Cont. do off. n. 245 de 3-5-1935. do Cmt, do 5º B. C. ". Sob estes dizeres. será passado um traço horizontal de extremo a outro da folha. 0m. 02 abai
xo do qual continuar-se-á a escripturação do texto.
Artigo 27. - A pauta da escripta dos documentos será a de n. 2 (dois espaços), salvo para separar as palavras: Assumpto, Referencia e Annexo, quando será usada a de n.1.
Paragrapho unico - Nos memoranda empregar-se-á, tambem a pauta n. 1 (um espaço).
Artigo 28. - De cada lado da folha de papel escripta. deverão ser deixadas as seguintes margens:
- á esquerda - 0m.035 (0m.025 para memorandum)
- á direita - 0m.01 ( inclusive para memorandum)
- ao alto - 0m.035 (0m.025 para memorandum) ( a começar da 2.ª folha)
- em baixo - 0m.02 (0m.01 para memorandum) .
Artigo 29. - A redaçã odos memoranda obdecerá em tudo o que lhe fôr applicavel, as disposições anteriores.
Paragrapho 1.º - Haverá typos de - memorandum - diferentes para - partes informações - ordens de serviço e assumptos diversos.
Paragrapho 2.º - Cada um desses typos trará nos cabeçalhos os titulos correspondentes a saber a saber: Parte n.º - Informação n.º ... - Ordem de serviço n.º ... - memorandum n.º ... - quando se destinar a assumptos diversos.
Paragrapho 3.º - O papel destinado ás - Ordens de serviço terá. ainda no cabeçalho a indiação - hora .........onde serão escriptos quatro algarismos para determinar o momento da expedição. Exemplo: 0907(nove hora e sete minutos).
Artigo 30. - As mensagens telegraphicas devem ser redigidas de maneira consisa. sem prejuizo da clareza, nem po possibilidade de falsa interpretação. evitando-se tambem as formulas de mera cortesia. Exemplo;
"N. sete (pt) Coronel F. ............seguiu Campinas a fim de visirar 8.º (pt)."
em vez de:
"N. sete (pt) Coronel F. ............seguiu Campinas a fim de visirar 8.º Batalhão de Caçadores 0(pt) Saudações."
Artigo 31. - os telegramas são numerados seguidamente a partir de 1.º de janeiro.
Paragrapho 1.º - Esse numero de ordem deve preceder sempre o texto.
Paragrapho 2.º - O telegramma de resposta trará depois do numero de ordem, o do telegramma que o motivou. Exemplo:
" N. cinco - Resposta vosso oito ".
Artigo 32. - O endereço dos telegrammas, escripto por extenso, é constituido unicamente da funcção do destinatario e local onde se acha, salvo na correspondencia pessoal ou secreta, em que indispensavel tambem o nome. Exemplo:
"Comandante 3ª B. C. - Ribeirão Preto".
Artigo 33. - A assignatura constará do posto e nome pelo quual é geralmente conhecida a autoridade podendo mencionar a funcção quando este esclarecimento fôr julgado indispensável para evitar confusões.
EXEMPLO:
" N. oito (pt) Chefe Estado Maior Força Publica - São Paulo - Peço enviar urgente alterações occorridas este mez 2.º tenente F.........(pt) Ten. Cel. F. .............(excepcionalmente) -Ten. Cel. F. ................... Commandante do 4º B. C .".
Artigo 34. - Os numeros serão escriptos por extenso os despachos telegraphicos em geral. collocadas entre parenthesis. Exemplo: (vg) - virgula; (pt) - ponto; (ptpt) dois pontos (ptgv) - ponto e virgula: (intg) - ponto de interrogação.
Artigo 35. - Todos os documentos trarão, no angulo interior esquerdo da primeira folha, as inciciaes do dactylographo que os houver escripto, e á direita destas iniciaes, sepradas por pequeno traço horizontal, as da autoridade que os redigiu ou ordenou-lhes a redação.
Artigo 36. - Em um mesmo documento so poderá tratar-se de assumpto.
Artigo 37. - A numeração das varias especies de documentos será succesiva, sem interrupção, de 1 de janeiro a 31 de dezembro do mesmo anno, independente da substituição de autoridades.
Artigo 38. - Toda correspondencia official será escripta com tinta ou fita preta, e suas copias tiradas com papel carbono da mesma côr.
Artigo 39. - E' prohibida a escripta a machina no verso das folhas.

CAPITULO V

Do encaminhamento da correspondencia

Artigo 40. - A correspondencia corrigida por uma outoriadade a outra de categoria superior, devera transitar pelas intermediarias, em ordem hierarchica, as quaes a primeira estiver subordinada.
Paragrapho 1.º - Os commandantes de unidades administrativas remetterão directamente aos chefes de serviço, os papeis que dependem da interferença exclusiva destes ou de suas informações, para solução final.
Paragrapho 2.º - Os papeis referidos no paragrapho anterior, logo depois de informados, serão submettidos á consideração do Commando Geral que os despachará em definitivo.
Artigo 41. - O encaminhamento dos papeis será feito por meio de despachos nelle exarados, pela forma seguinte:
a) - logo depois da assignatura contida no documento, escrever-se-á - 1.º Despacho - seguindo-se um pouco abaixo, a localidade, data abreviada e, sob esta, precedidas de - Do e Ao - a designação da outoridade que envia e da que deve receber; o despacho termina como ficou dito para a correspondencia em geral.
Exemplo:
1.º Despacho:
(localidade) - 25-5-1937
Do .................................. (autoridade que enviar)
Ao .................................. (autoridade que receber);
b) - se o despacho contiver informação, esta será prestada segundo as normas adoptadas para a redacção dos officios;
c) - se o despacho tiver por fim apenas - transmittir - restituir ou remetter para cumprimento do despacho anterior - etc., sua redacção ficará limitada as expressões: - Para conhecimento - Remessa - Para os devidos effeitos - Sciente - Cumprido - Restituição - Publicar - Archivar - etc.:
d) - para assignatura do despacho, proceder-se-á como ficou dito para a redacção dos documentos em geral (art. 25.º);
e) quando o documento tiver de receber outro despacho para seu encaminhamento, será este escripto logo abaixo do primeiro, delle separando por um traço horizontal, de margem a margem, mencionando-se entâo:
- 2.º Despacho - procedendo-se como para o 1.º, e assim successivamente.
Artigo 42. - Dentro da mesma unidade administrativa não se devem exarar despachos intermediarios; o papel que ahi chegar, por exemplo, com o 3.º despacho, sahirá com o 4.º.
Paragrapho 1.º - No ambito de uma unidade administrativa, inclusive o Quartel General, os officiaes ou funccionarios prestarão informações, mediante - ordem de informações - lançada em ficha do modelo que será fixado pelo Commando Geral.
Paragrapho 2.º - Do mesmo modo procederá o Commando Geral em relação ás unidades administrativas, no que respeita ao encaminhamento de papeis que devam transitar fóra da Força Publica.
Paragrapho 3.º - Essas informações serão escriptas em papel typo memorandum e submettidas á autoridade que as houver ordenado, afim de que faça redigir a propria informação, que será então, exarada como despacho.
Paragrapho 4.º - A informação, em original, ficará archivada com a ficha, e a copia do despacho definitivo.
Artigo 43. - A redacção das informações obedecerá ás mesmas normas da correspondencia em geral, accrescentando-se, abaixo da palavra - Ao - do modelo, as referencias e fazendo proceder o texto do titulo - Informação n ....... Exemplo:
Referencias - Off. n. 35, de 24-3-1936 do Cmt. do 4.º B.C.
Artigo 44. - O mesmo criterio applica-se aos requerimentos; assim, os que se originam em uma unidade não devem conter as informções prestadas pelos commandantes de sub-unidades, chefes de serviço ou sub-commandantes, estas autoridades deverão prestar informações á parte (art. 42.º § 1.º) e somente o commandante da unidade lançará no corpo do requerimento sua informação calceda nas anteriores.
Paragrapho unico - Caso o requerimento tenha de ser despachado por autoridade superior ao Commando Geral, proceder-se-á como no art. 42.º, § 2.º.
Artigo 45. - As informações, ou despachos de encaminhamento de papeis, devem ser lançados na ordem chronologica, successivamente, e nunca em folhas anteriores,
Paragrapho 1.º - Denomina-se processo - ao conjucto formado pelo documento original e todas as demais conjucto formato pelo documento original e todas as demais peças que lhe forem sendo annexadas, no decorrer do encaminhamento, ate o despacho final.
Paragrapho 2.º - Todas as folhas do processo serão numeradas seguidamente e rubricadas pela autoridade que abrir nova forma, immediatamente abaixo do numero correspondente.
Paragrapho 3.º - No caso de serem annexados novos documentos ao corpo do processo, far-se-a declaração de tomada e do numero de folhas que constitue. A documentos annexados, na forma do § 2.º, sendo mutilisada previamente a numeração que por ventura nelles exista.
Artigo 46. - Não e permittido collar tiras de papel sobre moormações ou despachos, com o fim de substituir dizeres: em taes casos, deve cancellar-se o trecho a substituir e lavrar-se, logo depois, a informação ou despacho.

CAPITULO VI

Das assignaturas por ordem

Artigo 47. - Em cada unidade, assignará por ordem (P.O) o m.nequato do commandante ou chefe respectivo, de accordo com as disposições regulamentares, excecultados os documentos que se destinarem a autoridade superior e os referentes a punições, louvores e outros de exclusiva responsabilidade do chefe.
Artigo 48. - Nos casos de impedimentos fortuitos, o official assiganará pela autoridade a quem substituir. Exemplo:
"Pelo commandante do B.C.
F......
Major sub-commandante".
Artigo 49. - Qualquer documento assignado por ordem - não movem da pessoa que o assigna, mas da outoridade por ordem de quem é expedido.
Artigo 50. - Quando um documento assignado - por ordem - der lugar a qualquer resposta ou solução, deverá esta ser dirigida sempre a outoridade por ordem de quem o documento foi assiganado, e nunca a quem o tenha feito - por ordem.
Artigo 51. - Qualquer documentos assignado - por ordem - obriga tanto como se fosse subscripto pela propria outoridade por ordem de quem é expedido.
Paragrapho unico. - Deve entender-se que quem assigna - por ordem - não ordena, mas apenas transmitte.
Artigo 52. - Em todo documento trocado entre autoridade sem dependencia funccional entre si, deve usar-se a expressão - solicita-se - logo ao inicio, quer leve assignatura da propria outoridade sem dependencia funccional entre si, deve usar-se a expressão - solicita-se - logo ao inicio, quer leve assignatura da propria autoridade quer seja assignado - por ordem.

CAPITULO VII

Do registo e archivamento da correspondencia

Artigo 53. - O registro e archivamento da correspondencia serão feitos por assumpto, em pastas apropriadas do modelo a ser fixado pelo Commendo Geral.
Paragrapho unico. - Estas pastas terão, em logar bem visivel, a designação dos assumptos respectivos.
Artigo 54. - Cada corpo ou repartição terá o numero de pastas estrictamente necessario ás exigencias do serviço.
Artigo 55. - Os documentos, observada a ordem chronelogica, serão superpostos nas respectivas pastas e presos, por seus orificios, nos pinos nellas existentes.
Artigo 56. - Os documentos technicos, como ordens de operações, instrucções e directrizes, serão archivados por ordem chronologica, em pasta propria.
Artigo 57. - O Commando Geral organizará instrucções especiaes para regular o transito, registo e archivamento da correspondencia official.
Artigo 58. - O material de expediente existente nas unidades continuara a ser aproveitado com as modificações possiveis, até que os novos supprimentos, feitos pela Typographia do Serviço de Intendencia, regularisem as presentes instrucções.

Secretaria de Estado dos Negocios da Segurança Publica, em 19 de abril de 1937.

Arthur Leite de Barros Junior, Secretario da Segurança Publica.

ANNEXO N. 1

RELAÇÃO DAS DIVERSAS AUTORIDADES E O TRATAMENTO A QUE TEM DIREITO

Excellencia:
Presidente da Republica
Embaixadores Estrangeiros
Presidente do Senado Federal
Presidente da Camara Federal
Presidente da Corte Suprema
Governadores dos Estados da União
Ministros de Estado da União
Embaixadores da Republica
Marechaes e Almirantes
Enviados Extraordinarios Estrangeiros
Presidente da Assembléa Legislativa Estadual
Presidente da Côrte de Appellação
Secretarios da Côrte Suprema
Senadores Federaes
Chefes do Estado Maior do Exercito e da Armada
Commandante da Região Militar
Officiais Generais do Exercito e da Armada

(Transcripto do Cerimonial da Presidencia do Estado. approvado por Acto de 22 de janeiro de 1935, do Interventor do Estado),