DE 18/01/2013
PROCESSO RG Nº 7544/11
INTERESSADO: Administração
ASSUNTO: Levantamento de processos e papéis para fins de racionalização dos arquivos da área da Secretaria Geral de Administração.
A MESA DA ASSEMBLÉIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SÃO PAULO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, e considerando que é dever do Poder Público promover a gestão dos documentos de arquivo, bem como assegurar o acesso às informações neles contidas, de acordo com o § 2º do artigo 216 da Constituição Federal e com o artigo 1º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; considerando que ao Estado cabe a definição dos critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais, bem como a gestão e o acesso aos documentos de arquivo, de acordo com o artigo 21 da Lei Federal nº 8.159, de janeiro de 1991; considerando as disposições dos Decretos nº 48.897, de 27 de agosto de 2004 e 58.052, de 16 de maio de 2012; e considerando a necessidade de se definirem critérios para reduzir ao essencial os documentos acumulados nos arquivos da Secretaria da Assembléia Legislativa, sem prejuízo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de direitos, das informações indispensáveis ao processo decisório e à preservação da memória institucional, DECIDE:
Artigo 1º - Aprovar o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos (Função Parlamentar e suas Subfunções), da Secretaria Geral de Administração, constante do Anexo deste Ato, que faz parte integrante deste, com as seguintes regras:
I - Nos contratos e ajustes afins a serem examinados peloTribunal de Contas do Estado, será de 20 anos o prazo para o descarte, considerando-se que:
a) se examinados em autos próprios, por força de remessa obrigatória ou voluntária, a contagem do prazo dar-se-á a partir do trânsito em julgado da decisão de regularidade, do processo correspondente ao último aditivo firmado, se houver.
b) não havendo remessa obrigatória ou voluntária, a contagem do prazo dar-se-á da decisão favorável das contas do exercício em que celebrado o último aditivo firmado, se houver.
II - Na hipótese de a licitação, a sua dispensa ou inexigibilidade venha a ser questionada perante procedimento no âmbito do Ministério Público ou por ação perante o Poder Judiciário, respeitado o prazo de 20 anos para o descarte, deve ser aguardado o trânsito em julgado da decisão administrativa ou da decisão judicial.
Parágrafo único - Não poderá ser realizado o descarte dos documentos se a decisão do Tribunal de Contas, do Ministério Público ou a decisão proferida pelo Poder Judiciário reconhecer a irregularidade ou ilegalidade da licitação, da dispensa ou inexigibilidade.
Artigo 2º - O descarte de documentos somente poderá ser realizado mediante:
I - prévia ciência ao Arquivo do Estado.
II - transcrição para arquivo/suporte digital de todos os documentos do processo administrativo, inclusive os relacionados com a contratação, recebimento ou aceitação provisório/definitivo do objeto contratual e os comprovantes de pagamento.
Artigo 3º - O presente Ato e o respectivo Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade somente terá eficácia a partir da ciência de sua vigência ao Arquivo do Estado.
Artigo 4º - Este Ato entra em vigor na data de sua publicação.