A MESA DA ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SÃO PAULO, no uso de suas atribuições, considerando o disposto no artigo 3º da Resolução nº 877/2011, que prevê a regulamentação de procedimentos relativos à gestão documental, RESOLVE:
Artigo 1º - Consideram-se arquivos, para os fins deste Ato, os conjuntos de documentos produzidos, recebidos e acumulados pelo Poder Legislativo do Estado de São Paulo no exercício de suas funções e atividades.
Artigo 2º - São documentos de arquivo todos os registros de informação a que se refere o artigo 1º deste Ato, em qualquer suporte, inclusive o magnético, óptico e eletrônico.
Artigo 3º - Os documentos de arquivo são identificados como correntes, intermediários e permanentes, na seguinte conformidade:
I - consideram-se documentos correntes: aqueles em curso ou que se conservam junto às unidades produtoras em razão de sua vigência e da frequência com que são por elas consultados;
II - consideram-se documentos intermediários: aqueles com uso pouco frequente que aguardam prazos de prescrição e precaução no Serviço de Arquivo e;
III - consideram-se documentos permanentes: aqueles com valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados na Divisão de Acervo Histórico.
Artigo 4º - Os documentos de arquivo, em razão de seus valores, podem ter guarda temporária ou guarda permanente, observados os seguintes critérios:
I - são documentos de guarda temporária: aqueles que, esgotados os prazos de guarda nas unidades administrativas ou no Serviço de Arquivo, possam ser eliminados sem prejuízo para a coletividade ou para a memória da instituição e;
II - são documentos de guarda permanente: aqueles que, esgotados os prazos de guarda previstos no inciso I deste artigo, devem ser preservados, por força das informações neles contidas, para a eficácia da ação administrativa e legislativa, como prova, garantia de direitos ou como fonte de pesquisa.
Artigo 5º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução, que assegure a racionalização e a eficiência dos arquivos.
Artigo 6º - Os instrumentos básicos da gestão de documentos são os Planos de Classificação de Documentos e as Tabelas de Temporalidade de Documentos.
Artigo 7º - Entende-se por Plano de Classificação de Documentos o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo.
Parágrafo único - Entende-se por classificação de documentos a sequência das operações técnicas que visam agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação.
Artigo 8º - O código de classificação da série documental é a referência numérica que a associa ao seu contexto de produção, e é composto das seguintes unidades de informação:
I - função: conjunto de atividades exercidas pela instituição para a consecução de seus objetivos;
II - subfunção: agrupamento de atividades afins;
III - atividade: ação, o encargo ou o serviço decorrente do exercício de uma função e;
IV - série documental: o conjunto de documentos do mesmo tipo documental produzido por um mesmo órgão, em decorrência do exercício da mesma função, subfunção e atividade que resultam de idêntica forma de produção e tramitação, obedecendo à mesma temporalidade e destinação.
Artigo 9º – Entende-se por Tabela de Temporalidade de Documentos o instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental.
Parágrafo único - Avaliação documental é o processo de análise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins da definição de seus prazos de guarda e de sua destinação.
Artigo 10º - As Tabelas de Temporalidade de Documentos deverão indicar as séries documentais, os prazos de guarda, a destinação dos documentos, bem como apresentar fundamentação jurídica ou administrativa, quando houver, para sua aplicação.
Artigo 11º - Para cada série documental será indicado o correspondente prazo de guarda, ou seja, o tempo de sua permanência nos lugares indicados, a saber:
I – na fase corrente haverá indicação do número de anos em que o documento permanecerá na unidade produtora;
II – na fase intermediária haverá indicação do número de anos em que o documento permanecerá no Serviço de Arquivo e;
III – a guarda permanente dar-se-á na Divisão de Acervo Histórico.
Parágrafo 1º - Os documentos de guarda permanente não poderão ser eliminados após a microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução.
Parágrafo 2º - Os documentos de guarda permanente, ao serem transferidos ou recolhidos à Divisão de Acervo Histórico, deverão estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificação, acesso e controle.
Artigos 12º – Caberá à Divisão de Acervo Histórico manifestar-se sobre a necessidade de seleção, por amostragem, para guarda permanente, de documentos destinados a eliminação.
Parágrafo único - Considera-se amostragem documental o fragmento representativo de um conjunto de documentos destinado à eliminação, selecionado por meio de critérios qualitativos e quantitativos.
Artigo 13º - A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo da Assembleia Legislativa deverá integrar os documentos arquivísticos digitais ao seu programa de gestão arquivística de documentos.
Artigo 14º - A Assembleia Legislativa de São Paulo garantirá acesso aos documentos de arquivos, nos termos da legislação vigente.
Artigo 15º - A elaboração e aplicação dos Planos de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos caberão, nos termos do inc. II do artigo 7º, do artigo 58, do artigo 59 e do inc. II do artigo 61, do Ato de Mesa nº 17/2010, respectivamente, à Divisão de Acervo Histórico, ao Serviço de Arquivo, à Divisão de Informática e ao Núcleo da Qualidade.
Artigo 16º - Aplica-se a este Ato, no que couber, as disposições contidas no Decreto nº 48.897, de 27 de agosto de 2004.
Artigo 17º – Este Ato entra em vigor na data de sua publicação.